Quantas horas por semana sua equipe gasta só com faturamento de notas fiscais?
O faturamento nota a nota consome tempo, gera erros e vira um gargalo operacional, especialmente em operações com alto volume de processos.
Mas existe uma forma mais eficiente de fazer isso.
Neste artigo, você vai entender qual o gargalo do faturamento manual, o que é faturamento em lote, suas vantagens e como o Sigraweb pode lhe auxiliar a resolver este problema..
Sumário:
O gargalo do faturamento manual
O que é faturamento em lote?
Quais as vantagens do faturamento em lote?
Economia de tempo
O gargalo do faturamento manual
Quem nunca chegou no último dia útil do mês com uma lista grande de faturamento, fora todas as outras atividades?
O faturamento manual pode ser um gargalo que impede as empresas de ter mais agilidade em disponibilizar o que os clientes precisam, principalmente em operações com alto volume de processos.
Cada nota fiscal exige entre 3 a 5 minutos de trabalho manual, considerando preenchimento, conferência e envio. Quando você tem 200 processos para faturar no dia, são mais de 10 horas só nessa tarefa.
As principais dores do faturamento manual são:
Tempo excessivo: a repetição do mesmo processo centenas de vezes consome horas produtivas que poderiam ser automatizadas.
Risco de erro: quanto mais repetitivo o trabalho, maior a chance de erro humano. Um CNPJ digitado errado, um serviço lançado na nota errada, uma alíquota incorreta, qualquer falha gera retrabalho de cancelamento e reemissão.
Gargalo na receita: nota que não foi emitida é receita não reconhecida.
Desmotivação da equipe: profissionais qualificados ficam presos em tarefas repetitivas e mecânicas, sem tempo para contribuir de forma mais estratégica.
A solução não é contratar mais pessoas para fazer o mesmo trabalho manual, mas sim, mudar a forma como o faturamento é executado.
Por isso, o Sigraweb apresenta o faturamento em lote.
O que é faturamento em lote?
Faturamento em lote é a emissão automática de múltiplas notas fiscais de uma só vez, a partir de uma seleção de processos previamente configurados no sistema.
Em vez de abrir nota por nota para fazer um faturamento manual, você seleciona os processos prontos para faturar e o sistema gera todas as notas fiscais automaticamente.
Na prática, o processo começa com a marcação dos processos que estão prontos para faturamento.
O sistema lista os processos que atendem aos critérios e, antes de processar, você visualiza um resumo com quantas notas serão geradas, valor total, lista de clientes.
Essa etapa de conferência é importante para garantir que apenas processos corretos sejam faturados.
Ao confirmar, o sistema executa em segundo plano todas as etapas que você faria manualmente, buscando os dados cadastrais do cliente, agrupando os serviços de acordo com as regras definidas, calculando a os valores, aplicando impostos, gerando o XML da nota fiscal e transmitindo para os órgãos responsáveis .
Para o faturamento em lote funcionar corretamente, algumas configurações precisam estar ajustadas no sistema, como:
- Cadastro completo de clientes
- Tabela de serviços padronizada
- Regras de agrupamento
- Regras fiscais
Depois que o faturamento em lote é processado, o sistema gera um relatório com o status de cada nota, ou seja, informando as notas que foram autorizadas, rejeitadas ou estiverem com pendências.
O Sigraweb lembra que o faturamento em lote não elimina a necessidade de conferência, mas elimina a repetição do faturamento manual.
Você continua validando as informações, mas de forma muito mais ágil, focando em exceções e não em processos padrão.
Quais as vantagens do faturamento em lote?
Quando o faturamento em lote está bem configurado, as principais vantagens são economia de tempo e redução de erros operacionais.
E neste caso, nada melhor do que números para exemplificar.
Economia de tempo
Um faturamento manual leva entre 3 a 5 minutos, considerando preenchimento, conferência e transmissão.
Com o faturamento em lote, esse mesmo processo cai para cerca de 10 a 15 segundos por nota.
Isso significa que para faturar 100 processos de forma manual, uma equipe gasta aproximadamente 6 horas.
Com faturamento em lote, o mesmo volume é processado em 20 a 30 minutos, incluindo a seleção dos processos, conferência do resumo e processamento do lote.
Em um mês com 400 processos faturados, a economia ultrapassa 20 horas de trabalho.
É quase uma semana inteira de um profissional dedicado apenas ao operacional de emissão de notas.
Com a economia de tempo, a produtividade aumenta e o fechamento mensal fica menos caótico.
O faturamento deixa de ser um gargalo e passa a ser uma rotina controlada.
Redução de erros operacionais
Todo trabalho manual está sujeito ao erro humano, e com o faturamento manual não seria diferente.
Depois de emitir dezenas de notas no dia, é natural que aconteçam falhas, como um CNPJ digitado errado, uma alíquota trocada, um serviço lançado em duplicidade ou um valor calculado incorretamente.
Cada erro gera retrabalho, como o cancelamento da nota, a correção dos dados e a nova emissão.
O faturamento em lote reduz drasticamente esses problemas, pois os dados vêm direto do cadastro do cliente e da tabela de serviços configurada no sistema.
Não há digitação manual a cada nota. Se o cadastro está correto, a nota sai correta.
Os cálculos são automatizados.
O sistema aplica a alíquota correta, calcula retenções quando aplicável e totaliza os valores sem margem para erro de digitação.
As validações acontecem antes do envio.
Se algum dado obrigatório estiver faltando, o sistema avisa no momento da seleção do lote.
O resultado é menos cancelamento, menos reemissão e menos desgaste com clientes por causa de notas incorretas.
Conclusão
O faturamento em lote transforma a rotina dos profissionais e das empresas.
O que antes consumia horas de trabalho repetitivo agora é resolvido em minutos.
A mudança é simples, gera economia de tempo, reduz erros e traz mais segurança nas operações.
A implementação exige configuração inicial, cadastros organizados, tabelas ajustadas, regras definidas, mas o retorno aparece já no primeiro mês de uso.
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