Você sabe o que pode acontecer com a sua importação quando o catálogo de produtos está desorganizado?
Atrasos, erros de classificação fiscal, retrabalho e processos aduaneiros travados são algumas das consequências mais comuns.
Um catálogo de produtos bem construído centraliza as informações essenciais de cada mercadoria e serve de base para todos os processos de importação.
Neste artigo, vamos mostrar como estruturar um catálogo eficiente e também como mantê-lo atualizado ao longo do tempo.
Sumário:
Como organizar e ter padrão no catálogo de produtos
Classificação fiscal continua sendo um dos pilares no comércio exterior
Inteligência artificial aplicada no catálogo de produtos
Como manter um catálogo de produtos bem estruturado?
Defina um responsável pelo catálogo
Estabeleça uma rotina de revisão
Padronize o processo de inclusão de novos produtos
Conclusão
Como organizar e ter padrão no catálogo de produtos
Um catálogo de produtos bem organizado é o ponto de partida para operações mais ágeis e com menos erros.
O primeiro passo é definir quais informações são obrigatórias para cada produto cadastrado.
Nome técnico, descrição, código interno, unidade de medida e classificação fiscal são exemplos de campos que não podem faltar.
Sem esse padrão, cada pessoa pode preencher os dados do seu próprio jeito.
Outro ponto importante é a categorização.
Produtos agrupados por tipo, linha ou finalidade tornam a navegação no catálogo muito mais simples.
Ou seja, temos aqui as três principais formas de organizar e padronizar um catálogo:
- Padronização de nomenclatura: defina um padrão único para nomear os produtos e siga-o à risca. Evite abreviações diferentes para o mesmo termo, variações de escrita ou nomes duplicados. Um produto deve ter um nome oficial dentro do sistema.
- Categorização hierárquica: organize os produtos em categorias e subcategorias. Por exemplo: Eletrônicos → Componentes → Capacitores. Essa estrutura facilita a localização, a geração de relatórios e a integração com outros sistemas, como os de importação.
- Campos obrigatórios e validação de dados: estabeleça quais informações são indispensáveis no cadastro e configure o sistema para não permitir registros incompletos.
Seguir essas práticas reduz retrabalho, facilita auditorias e torna o processo de importação mais fluido.
Um catálogo bem estruturado não é apenas uma lista de produtos, mas sim a base sobre a qual todos os outros processos da operação se apoiam.
Classificação fiscal continua sendo um dos pilares no comércio exterior
A Nomenclatura Comum do Mercosul, conhecida como NCM, é o código que identifica a natureza de cada produto no comércio exterior.
Ele é composto por oito dígitos e determina quais impostos incidem sobre a mercadoria, quais restrições se aplicam e como ela deve ser declarada nos processos de importação e exportação.
Classificar um produto com o código errado não é um grande erro, que pode resultar em multas, problemas na alfândega, pagamento incorreto de tributos e até abertura de processos administrativos.
Cada NCM carrega consigo um conjunto de regras:
- alíquotas de imposto de importação
- exigências de licenciamento
- restrições específicas
Quando o código está errado, todas essas informações ficam distorcidas.
Manter o catálogo atualizado com os códigos corretos é uma responsabilidade contínua, não uma tarefa pontual, e isso fica claro com os atributos de cada NCM.
Leia também: O que é NCM e como classificar corretamente.
O governo está constantemente adaptando os atributos por NCM, atendendo aos interesses dos importadores.
Um atributo que antes era exigido para uma NCM, pode, de uma hora para outro, cair em desuso ou então ter uma adição, sendo necessário voltar a atualizar o catálogo de produtos.
É nesse ponto que a tecnologia faz diferença.
Ferramentas que analisam a descrição do produto e sugerem automaticamente a NCM mais adequada reduzem o tempo de classificação e diminuem a margem de erro humano.
E é exatamente isso que o Sigraweb faz!
O preenchimento automático dos atributos da NCM com apenas um clique torna o processo mais rápido e confiável.
Conheça como o Sigraweb pode lhe ajudar na classificação fiscal dos produtos.
Inteligência artificial aplicada no catálogo de produtos
A tecnologia mudou a forma como empresas gerenciam seus catálogos de produtos.
O que antes exigia horas de preenchimento manual hoje pode ser feito em segundos, com mais precisão.
A inteligência artificial do Sigraweb consegue analisar a descrição de um produto e sugerir automaticamente a classificação NCM mais adequada, com base nas normas da NESH (Notas Explicativas do Sistema Harmonizado).
Além disso, preenche os atributos obrigatórios do código com apenas um clique.
Esse é exatamente o funcionamento do Coda AI, a inteligência artificial do Sigraweb desenvolvida especialmente para despachantes aduaneiros e empresas de comércio exterior.
Um catálogo bem estruturado precisa se conectar diretamente aos processos operacionais da empresa, e é aí que a integração faz toda a diferença.
No módulo de importação da Sigraweb, os dados do catálogo alimentam automaticamente a DUIMP (Declaração Única de Importação), com preenchimento automático de até 85% dos campos.
Leia também: Como a Receita Federal usa inteligência artificial na análise aduaneira.
Essa integração reduz o tempo de operação, diminui a ocorrência de erros e garante consistência entre o que está cadastrado no catálogo e o que é declarado aos órgãos aduaneiros.
Quando o catálogo está correto e integrado aos processos, toda a cadeia operacional flui melhor.
Como manter um catálogo de produtos bem estruturado?
Estruturar um catálogo é importante, mas mantê-lo atualizado é o que garante que ele continue funcionando bem no dia a dia.
Um cadastro desatualizado gera erros nos processos, atrasos nas operações e retrabalho para a equipe.
O Sigraweb destaca algumas práticas que ajudam a manter o catálogo em ordem ao longo do tempo.
Defina um responsável pelo catálogo
O catálogo precisa de um dono.
Alguém na equipe deve ser responsável por aprovar novos cadastros, revisar informações existentes e garantir que o padrão definido está sendo seguido.
Sem essa responsabilidade clara, o catálogo tende a crescer de forma desorganizada.
Estabeleça uma rotina de revisão
Mudanças na tabela NCM, alterações de alíquotas e atualizações na legislação aduaneira acontecem com frequência.
Por isso, é importante definir uma periodicidade para revisar os produtos cadastrados.
Essa revisão deve verificar se os códigos NCM continuam corretos, se as descrições estão completas e se há produtos desativados que ainda aparecem no sistema.
Padronize o processo de inclusão de novos produtos
Todo produto novo deve seguir o mesmo fluxo de cadastro: descrição técnica completa, classificação NCM validada, atributos preenchidos e aprovação antes de entrar em operação.
Sem esse fluxo, é comum que produtos sejam cadastrados de forma incompleta apenas para agilizar uma operação pontual, e o problema fica para depois.
Manter um catálogo atualizado não é uma tarefa complexa, mas exige disciplina e processos bem definidos.
Com as práticas certas e o suporte de uma boa tecnologia, o catálogo deixa de ser um problema e passa a ser um ativo real para a operação.
Conclusão
Um catálogo de produtos eficiente é construído sobre três pilares: organização, classificação correta e manutenção contínua.
Quando esses elementos estão alinhados, os processos de importação ficam mais ágeis e os erros diminuem.
A tecnologia acelera esse caminho!
Com recursos de inteligência artificial e automação, é possível classificar produtos com mais precisão, integrar o catálogo aos processos aduaneiros e reduzir o trabalho manual de forma significativa.
Não existe um catálogo perfeito desde o início. Ele melhora com processos bem definidos, revisões periódicas e as ferramentas certas.
Se você quer estruturar e modernizar o catálogo de produtos, conheça o Sigraweb e descubra como a tecnologia pode simplificar sua operação.
