O catálogo de produtos é onde a maioria dos problemas na DUIMP começa, e onde menos se investe atenção.
Descrições imprecisas, classificações fiscais erradas e atributos incompletos parecem detalhes pequenos.
Mas no momento do registro da importação, esses detalhes param processos, geram custos e comprometem prazos.
Este artigo mostra o que são as inconsistências no catálogo, por que elas acontecem, quais consequências geram na operação e como a automação pode mudar esse quadro de forma prática e consistente.
Sumário:
Como analisar o seu catálogo de produtos para evitar inconsistências?
Quais os problemas de um catálogo de produtos desorganizado?
Como ter um bom catálogo de produtos?
Conclusão
Como analisar o seu catálogo de produtos para evitar inconsistências?
Em uma importação cujo registro será via DUIMP, o catálogo de produtos é a base de qualquer operação.
Quando esse catálogo tem erros, toda a cadeia é afetada.
Inconsistências no catálogo são divergências entre as informações registradas e a realidade do produto, incluindo descrições vagas ou incorretas, classificação errada na NCM, atributos obrigatórios não preenchidos e dados desatualizados.
As causas mais comuns são:
Preenchimento manual: grande parte dos cadastros ainda é feita à mão, o que abre espaço para erros de digitação, campos ignorados e padrões diferentes entre colaboradores.
Falta de padronização: sem um modelo definido, cada pessoa descreve o produto de um jeito. Um mesmo item pode ter três nomes diferentes dependendo de quem fez o cadastro.
Desconhecimento técnico: a classificação fiscal exige conhecimento em classificação fiscal. Sem esse preparo, é comum que produtos sejam classificados em NCM’s incorretas.
Atualizações não aplicadas: a tabela NCM pode sofrer alterações periódicas, bem como os atributos de cada NCM. Quando o catálogo não é revisado, ele fica desatualizado e passa a gerar inconsistências nos processos.
Volume de produtos: quanto maior o catálogo, maior a chance de erros acumulados.
O problema é que muitas dessas inconsistências só aparecem na hora do desembaraço aduaneiro.
Leia também: Catálogo de Produtos: por que ele virou o coração da importação.
Uma descrição inadequada pode gerar exigências da Receita Federal.
Uma NCM errada pode resultar em pagamento incorreto de impostos ou até em autuação.
Identificar onde estão os erros é o primeiro passo.
Mas mais importante do que corrigir é entender por que eles acontecem, e criar processos que evitem que voltem a ocorrer.
Quais os problemas de um catálogo de produtos desorganizado?
Um catálogo com inconsistências têm efeitos diretos na importação e, em casos mais graves, na relação com os órgãos fiscalizadores.
Alguns exemplos de problemas são:
Recolhimento incorreto de impostos: uma classificação fiscal errada leva ao cálculo equivocado de impostos.
Retrabalho operacional: quanto mais tarde o erro é identificado, maior o esforço para corrigi-lo. Em operações com muitos itens, esse retrabalho pesa, e muito.
Risco de autuação: a Receita Federal cruza informações com frequência. Um catálogo com descrições inconsistentes ou NCMs incorretas pode chamar atenção em uma fiscalização. Dependendo do histórico, pode resultar em penalidades.
O ponto é que os problemas raramente ficam restritos ao catálogo.
Eles se propagam para os documentos, para os sistemas, para o importador e para os órgãos públicos.
E quanto mais tempo o catálogo fica desorganizado, mais difícil é reverter esse cenário.
Manter o catálogo consistente é uma medida de proteção para toda a operação.
Como ter um bom catálogo de produtos?
Corrigir erros manualmente resolve o problema pontualmente.
Mas sem mudança de processo, os erros voltam.
É aí que a automação deixa de ser um diferencial e passa a ser uma necessidade.
Menos intervenção humana, menos erros.
Boa parte das inconsistências no catálogo tem origem no preenchimento manual.
Quando esse trabalho é automatizado, o volume de erros cai.
Campos obrigatórios são preenchidos de forma padronizada, descrições seguem um critério definido e as informações ficam consistentes entre si.
O Sigraweb atua com:
Integração entre módulos: um catálogo isolado é um catálogo vulnerável. Quando ele está conectado aos módulos de importação, qualquer atualização se reflete automaticamente nos processos em andamento.
Gestão de risco integrada: a automação também permite cruzar as informações do catálogo com parâmetros de risco aduaneiro, sendo possível identificar, antes do registro, se há inconsistências que possam travar o processo ou gerar custos adicionais. Agir antes do desembaraço é sempre mais barato do que corrigir depois.
Rastreabilidade: com um sistema integrado, é possível saber quem alterou o quê e quando. Isso facilita auditorias internas, reduz disputas sobre a origem dos erros e cria uma cultura de responsabilidade sobre os dados cadastrados.
Escalabilidade: empresas que crescem precisam de processos que acompanhem esse crescimento. Um catálogo gerenciado manualmente tem um limite. Com automação, é possível aumentar o volume de operações sem aumentar proporcionalmente o risco de erros.
O Sigraweb foi desenvolvido com essa lógica.
O catálogo de produtos está integrado ao módulo de importação, à gestão de risco e ao follow-up em tempo real.
Leia também: gestão de catálogo de produtos facilitada.
As informações circulam entre os processos sem necessidade de retrabalho.
Automatizar o catálogo não é substituir pessoas.
É dar a elas condições de trabalhar com mais precisão e menos desgaste.
Conclusão
Um catálogo consistente é a base de qualquer importação bem executada.
Erros de descrição, classificação incorreta, atributos não preenchidos e dados desatualizados geram consequências reais como atrasos, custos extras e desgastes.
A boa notícia é que a maior parte desses problemas tem solução.
Processos bem definidos, automação e integração entre sistemas reduzem os erros e aumentam a previsibilidade da operação.
Conheça o Sigraweb e descubra como melhorar a qualidade do seu catálogo de produtos com tecnologia e segurança.
